Eenmalige bestandsverrijking

Met een eenmalige bestandsverrijking worden klantgegevens, bijvoorbeeld afkomstig uit onderzoek of je ticketingsysteem, gekoppeld aan de Culturele Doelgroepen. Door middel van verdiepende analyses, waaronder een bestandsverrijking, krijg je inzicht in hoe een Culturele Doelgroep zich binnen jouw organisatie beweegt. Dit biedt waardevolle informatie over wat zij van jouw organisatie vinden, welke activiteiten zij bezoeken, en of ze bijvoorbeeld vroege kopers zijn of last-minute beslissers. Met deze inzichten kun je data-geïnformeerd werken aan je publieksbereik en je marketing gerichter inzetten.

Voor een bestandsverrijking zijn gegevens nodig. De Culturele Doelgroepen kunnen gematcht worden op basis van postcodes en huisnummers (inclusief toevoeging, indien aanwezig). Voor het terugladen van de verrijking in een (CRM-)systeem is het van belang om naast de postcodes en huisnummers een ID van de klantgegevens mee te leveren in het databestand. Als er enkel losse postcodes en huisnummers beschikbaar zijn, is een publieksanalyse rapport wellicht een beter uitgangspunt.

Het verrijken van een klantbestand kan voor partijen in de Regio Rotterdam Rijnmond gedaan worden door Rotterdam Festivals. Hierbuiten is Whooz de aangewezen partij. Houd er rekening mee dat er kosten aan een verrijking verbonden zijn. De hoogte van het bedrag is mede afhankelijk van het aantal records dat verrijkt wordt. Informeer hiervoor bij Rotterdam Festivals of Whooz.

Alle huishoudens in Nederland worden gekoppeld aan een van de Culturele Doelgroepen op basis van postcode, huisnummer en eventuele toevoeging. Dit betekent dat buitenlandse bezoekers buiten een verrijking vallen. Daarnaast geeft het inzicht in de persoon / het huishouden waarvan je de gegevens hebt, niet in bijvoorbeeld het (mogelijke) gezelschap.

Aan de slag voor een bestandsverrijking

1. Bepalen gewenste inzicht en inventarisatie data 
Bepaal vooraf welke data je gaat verrijken. Kijk hierbij ook naar de periode: wil je bijvoorbeeld alleen actieve klanten van het afgelopen jaar verrijken of bijvoorbeeld alle klanten van de afgelopen twee of drie jaar? Controleer of de data correct zijn gekoppeld aan het klant-ID, of ze uit het systeem kunnen worden gehaald en of ze indien gewenst ook weer kunnen worden teruggeladen.

2. Neem contact op met Rotterdam Festivals of Whooz

Zodra je weet hoeveel records verrijkt moeten worden, neem je contact op met de partij die de verrijking kan uitvoeren. Zij kunnen aangeven welke kosten er aan de gewenste verrijking verbonden zijn, op welke termijn de verrijking gerealiseerd kan worden en hoe de data moeten worden aangeleverd. Daarnaast sluit je een verwerkersovereenkomst af met de betreffende partij; deze kunnen zij naar jou opsturen.

3. Controleer je privacyverklaring

Het is van belang dat je privacyverklaring correct is wanneer je als culturele organisatie werkt met het Culturele Doelgroepenmodel. Lees hier meer over privacy en AVG.

4. Dataverzameling aanleveren

Zet de klantdata (klant-ID, postcode en huisnummer incl. eventuele toevoeging) in een Excelbestand. Plaats in kolom A de klantgegevens, in kolom B de postcodes en in kolom C de huisnummers incl. eventuele toevoegingen. De toevoegingen mogen ook los in kolom D. Zie een voorbeeldexcel hieronder (in dit voorbeeld zijn de Culturele Doelgroepen al verrijkt). Zorg voor een duidelijke naam van het Excelbestand met hierin aangegeven om welke data het gaat en over welke periode, bijvoorbeeld ‘Totaal Museum X 2024’. Vervolgens lever je dit aan de partij zoals afgesproken. 

5. Aan de slag met de inzichten

Na de verrijking ontvang je het databestand (zie figuur hierboven). Zodra de Culturele Doelgroepen in jullie systeem zijn teruggeladen of aan de onderzoeksresultaten zijn toegevoegd, kunnen hier verschillende analyses op worden uitgevoerd. Als je ondersteuning nodig hebt bij het uitvoeren van data-analyses, kan Rotterdam Festivals je doorverwijzen naar een gespecialiseerde data-analist. Houd hierbij rekening met bijkomende kosten.