Met een live koppeling worden klantgegevens direct gematcht aan een van de Culturele Doelgroepen. Wanneer iemand gegevens (postcode en huisnummer) in jouw systeem achterlaat, worden deze via een webservice automatisch gekoppeld aan een Culturele Doelgroep. Dit biedt de mogelijkheid om je publieksbereik continu te monitoren en gerichte marketingcampagnes op te zetten. Bovendien krijg je een helder beeld van hoe de Culturele Doelgroepen zich binnen jouw organisatie bewegen. Zo kun je onder meer per culturele activiteit, zoals een voorstelling of tentoonstelling, inzicht krijgen in het type publiek dat je aantrekt.
Voorbeeld dashboard met live koppeling Culturele Doelgroepen, ontwikkeld door Just One Spot.
Voor een live koppeling met de Culturele Doelgroepen heb je een klantsysteem en bezoekersgegevens nodig. Daarnaast is er een vast publiek IP-adres nodig voor het aanroepen van de webservice. In de meeste gevallen wordt er naast het tot stand brengen van een live koppeling ook een dashboard ontwikkeld, aangezien je op deze manier snel, makkelijk en dagelijks informatie kan verkrijgen. Rotterdam Festivals kan indien gewenst doorverwijzen naar een gespecialiseerde partij met ervaring in het realiseren van zo’n dashboard. Indien er enkel losse postcodes en huisnummers in bijvoorbeeld een Excel beschikbaar zijn, is een publieksanalyse rapport een beter uitgangspunt.
De koppeling met de Culturele Doelgroepen kan worden gerealiseerd via Whooz. Aan deze live koppeling zijn jaarlijks vaste abonnementskosten verbonden, plus een prijs per record. Whooz kan meer informatie geven over de kosten en de technische totstandkoming van de koppeling. Partijen uit de Regio Rotterdam Rijnmond kunnen ook contact opnemen met Rotterdam Festivals.
Alle huishoudens in Nederland worden gekoppeld aan een van de Culturele Doelgroepen op basis van postcode, huisnummer en eventuele toevoeging. Dit betekent dat buitenlandse bezoekers buiten een verrijking vallen. Daarnaast geeft het inzicht in de persoon/het huishouden waarvan de gegevens zijn gekoppeld, niet in bijvoorbeeld het (mogelijke) gezelschap.
Stappen voor een live verrijking met het Culturele Doelgroepenmodel
Aan de slag voor een live verrijking
1. Bepaal de gewenste inzichten en inventariseer de data
- Inventariseer het aantal nieuwe klanten dat jaarlijks een account aanmaakt om een kosteninschatting te maken voor de live koppeling.
- Bepaal vanaf welk moment je gegevens wilt verrijken en overweeg of je bestaande records met terugwerkende kracht wilt verrijken met de Culturele Doelgroepen. Zodra de koppeling is gerealiseerd, worden nieuwe contacten automatisch en doorlopend verrijkt.
- Overweeg een eenmalige verrijking van het huidige klantbestand bij het implementeren van de live koppeling. Beslis vooraf of, en welke, bezoekersdata je met terugwerkende kracht wilt verrijken, zoals bijvoorbeeld alle actieve klanten van het afgelopen jaar, de afgelopen twee of drie jaar. Zie punt 4 voor meer informatie over de dataverzameling voor een eenmalige bestandsverrijking.
- Controleer of de data in je systeem correct zijn gekoppeld aan het klant-ID, en of het mogelijk is om deze data uit het systeem te halen en weer terug te laden. Voor verdere toelichting kan Whooz ondersteuning bieden.
- Bedenk vooraf hoe je de gewenste inzichten uit het systeem gaat halen. Is dat via database analyses of wil je graag gebruikmaken van een dashboard. Bekijk in het laatste geval of je huidige (CRM- of ticketing)systeem mogelijkheden biedt of dat er een dashboard moet worden ontwikkeld.
2. Neem contact op met Whooz (of Rotterdam Festivals)
Neem contact op met Whooz om de mogelijkheden van de live koppeling te bespreken en de technische aspecten door te nemen. Zij kunnen aangeven welke kosten er aan de koppeling en mogelijke eenmalige verrijking verbonden zijn. Daarnaast sluit je een verwerkersovereenkomst af met de betreffende partij; deze kunnen zij naar jou opsturen.
3. Controleer je privacyverklaring
Het is van belang dat je privacyverklaring voldoet wanneer je als culturele organisatie werkt met het Culturele Doelgroepenmodel. Lees hier meer over privacy en AVG.
4. Verzamel data voor verrijken met terugwerkende kracht (optioneel)
Zet de klantdata (klant-ID, postcode en huisnummer incl. eventuele toevoeging) in een Excelbestand. Plaats in kolom A de klantgegevens, in kolom B de postcodes en in kolom C de huisnummers incl. eventuele toevoegingen. De toevoegingen mogen ook los in kolom D. Zie een voorbeeldexcel hieronder (in dit voorbeeld zijn de Culturele Doelgroepen al verrijkt). Zorg voor een duidelijke naam van het Excelbestand met hierin aangegeven om welke data het gaat en over welke periode, bijvoorbeeld ‘Totaal Museum X 2024’. Vervolgens lever je dit aan de partij zoals afgesproken. Na de verrijking krijg je het bestand terug geleverd en laadt je het weer terug in het systeem.
Voorbeeld databestand eenmalige bestandsverrijking.
5. Tot stand brengen van de live koppeling
Whooz zal technische instructies geven voor het aanroepen van de webservice en het koppelen van de klantgegevens met de Culturele Doelgroepen.
6. Aan de slag met de inzichten
Nu kun je aan de slag met de inzichten uit de live verrijking. In dit Best Practice-artikel lees je hoe de Rotterdamse organisatie de Doelen werkt met een live koppeling. Of bekijk hier hoe je aan de slag kan gaan en de vertaling maakt naar jouw organisatie.
